Gelden mijn algemene voorwaarden eigenlijk wel?
Verwijzen is niet genoeg, en een verwijzing op de factuur is te laat. Wat u kwijtraakt als uw voorwaarden sneuvelen, en hoe u het waterdicht maakt.
Lees het artikel →
Kennisbank • Contracten
Zijn mijn algemene voorwaarden wel van toepassing?
Het is de eerste vraag die een debiteur met een goede advocaat stelt, en het is waar veel zzp-vorderingen op stranden. Verwijzen naar uw voorwaarden is niet genoeg — u moet ze hebben overhandigd, en op tijd.
Home › Kennisbank › Algemene voorwaarden
U stuurt een factuur, uw klant betaalt niet, en u wijst hem op uw algemene voorwaarden: vijftien procent incassokosten, één procent rente per maand. Zijn reactie is dat hij die voorwaarden nooit heeft gezien. En vaak heeft hij daar gelijk in.
Algemene voorwaarden zijn niet vanzelf van toepassing omdat u ze heeft. Ze zijn van toepassing wanneer u uw wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft geboden om er kennis van te nemen — en dat is een hogere drempel dan de meeste ondernemers denken.
De hoofdregel: overhandigen, en op tijd
De wet vraagt dat u de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stelt. Twee woorden waar het om draait.
Ter hand stellen betekent overhandigen, niet vermelden dat ze bestaan. De Hoge Raad heeft dat streng ingevuld: een enkele verwijzing volstaat niet wanneer overhandigen wel mogelijk was. Kunt u een PDF meesturen, dan moet u een PDF meesturen.
Op tijd betekent uiterlijk op het moment dat de opdracht rond is. Alles wat daarna komt is te laat, hoe duidelijk het ook is.
Een verwijzing op de factuur is altijd te laat
Dit is de meest gemaakte fout, en het is een fatale. Een factuur volgt op de opdracht. Op het moment dat u hem verstuurt, is de overeenkomst al gesloten en staan de afspraken vast. Voorwaarden die pas op de factuur opduiken, maken geen deel uit van die afspraken. Datzelfde geldt voor een regel onder uw e-mailhandtekening die u pas gebruikt nadat de opdracht is gegeven.
Wat wel werkt
Het goede nieuws is dat het niet ingewikkeld is. Er zijn drie routes die standhouden.
1. Meesturen met uw offerte
De eenvoudigste en sterkste route. Uw offerte verwijst naar de voorwaarden en de PDF zit als bijlage bij dezelfde e-mail. Gaat uw klant akkoord op die offerte, dan heeft hij de voorwaarden ontvangen vóórdat de overeenkomst tot stand kwam. Klaar.
2. Elektronisch beschikbaar stellen
Komt de overeenkomst langs elektronische weg tot stand, dan mag u de voorwaarden ook elektronisch aanbieden. Wel geldt daarbij een eis die vaak wordt vergeten: uw klant moet ze kunnen opslaan zodat hij ze later opnieuw kan raadplegen. Een tekst die alleen op een webpagina staat en niet te downloaden is, voldoet daar niet aan.
Komt de overeenkomst niet elektronisch tot stand — u spreekt af aan de keukentafel of aan de telefoon — dan mag u alleen elektronisch aanbieden als uw klant daar uitdrukkelijk mee instemt.
3. Als overhandigen redelijkerwijs niet kan
Is overhandigen in uw situatie echt niet mogelijk, dan volstaat het om vooraf te melden waar de voorwaarden ter inzage liggen of dat u ze op verzoek kosteloos toestuurt. Denk aan een spoedopdracht die telefonisch wordt gegeven.
Deponeren bij de Kamer van Koophandel is geen oplossing
Veel ondernemers denken dat een deponering de zaak afdekt. Dat is niet zo. Deponeren speelt alleen een rol wanneer overhandigen redelijkerwijs niet mogelijk was. Kunt u een bijlage meesturen — en dat kunt u vrijwel altijd — dan biedt een deponering u geen enkele bescherming.
Wanneer uw klant hier niets aan heeft
Niet iedereen kan uw voorwaarden laten vernietigen. De wet sluit twee categorieën uit: rechtspersonen die hun jaarrekening moeten publiceren, en partijen met vijftig of meer werknemers.
Levert u aan een groot bedrijf, dan kan dat bedrijf zich hier dus niet op beroepen, ook al heeft het de voorwaarden nooit gezien. Maar precies daar zit het probleem voor zzp'ers: uw wanbetaler is meestal géén groot bedrijf. Een eenmanszaak, een vof of een kleine bv kan zich hier wél op beroepen — en dat is nu juist het soort debiteur waar u tegenaan loopt.
Wat u kwijtraakt bij vernietiging
Worden uw voorwaarden vernietigd, dan blijft de overeenkomst zelf overeind. U mag uw factuur dus gewoon innen. Maar alles wat u in die voorwaarden had geregeld, valt weg:
- Uw contractuele rente. Die één procent per maand vervalt. U valt terug op de wettelijke handelsrente, die lager is
- Uw incassokostenbeding. Tussen ondernemers mag u afwijken van de wettelijke staffel, maar alleen als dat is overeengekomen. Vallen uw voorwaarden weg, dan geldt de staffel — en die is bij kleinere vorderingen fors lager dan de vijftien procent die u had bedongen
- Uw aansprakelijkheidsbeperking. De belangrijkste in de praktijk. Zonder exoneratie bent u aansprakelijk voor de volledige schade, ook gevolgschade
- Uw eigendomsvoorbehoud. Bij een faillissement van uw klant is dat het verschil tussen uw spullen terugkrijgen en achteraan aansluiten in de rij
- Uw klacht- en vervaltermijnen. Uw klant kan dan veel later nog klagen over werk van jaren geleden
- Uw forumkeuze. U procedeert dan bij de rechter in het arrondissement van uw klant in plaats van bij die van uzelf
Bij een factuur van tweeduizend euro scheelt dat een paar honderd euro. Bij een aansprakelijkheidskwestie kan het het verschil zijn tussen een beheersbaar risico en een bedrijfsbeëindiging.
Twee sets voorwaarden: wiens versie wint?
Bij zakelijke opdrachten gebeurt het regelmatig dat beide partijen naar hun eigen voorwaarden verwijzen. U in uw offerte, uw opdrachtgever in zijn inkoopvoorwaarden of zijn opdrachtbevestiging.
Nederland hanteert dan de regel dat de eerste verwijzing wint. Verwijst u als eerste naar uw voorwaarden en reageert uw opdrachtgever met zijn eigen set zonder de uwe uitdrukkelijk af te wijzen, dan gelden de uwe. Wijst hij ze wél uitdrukkelijk van de hand, dan gelden de zijne.
Praktisch betekent dat twee dingen. Wees er als eerste bij — en dat bent u meestal, want de offerte komt van u. En zet in uw offerte een zin waarin u de toepasselijkheid van andermans voorwaarden uitdrukkelijk uitsluit.
Zo maakt u het waterdicht
- Verwijs in uw offerte naar uw voorwaarden en stuur de PDF als bijlage mee bij diezelfde e-mail
- Wijs in diezelfde offerte de voorwaarden van uw opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand
- Vraag om een akkoord per e-mail. Een handtekening hoeft niet, een bevestiging wel
- Bewaar de verzonden e-mail met bijlage. Bij een geschil is dat uw bewijs, en de bewijslast ligt bij u
- Werkt u vaker voor dezelfde klant, dan hoeft u ze bij een doorlopende relatie niet elke keer opnieuw mee te sturen — maar doe het wel bij elke nieuwe klant
- Wijzigt u uw voorwaarden, stuur dan de nieuwe versie mee. De oude versie geldt voor oude opdrachten
- Zet de datum of het versienummer in uw voorwaarden, zodat later vaststaat welke set gold
Loopt er al een geschil?
Dan is de vraag niet meer hoe u het had moeten doen, maar wat u nu nog kunt aantonen. Zoek de e-mail op waarmee u de offerte verstuurde en kijk of de bijlage erbij zat. Zit die er, dan staat u sterk. Zit die er niet, dan is uw vordering daarmee niet verloren — alleen de contractuele opslagen. De hoofdsom, de wettelijke handelsrente en de wettelijke incassokosten blijven gewoon opeisbaar.
Waarom dit bij ons als eerste op tafel komt
Wanneer wij een dossier beoordelen, is dit een van de eerste dingen die wij nakijken. Niet omdat het interessant is, maar omdat het bepaalt wat er te vorderen valt en of een procedure rendabel is.
Een vordering van achthonderd euro met contractuele rente en vijftien procent incassokosten kan de moeite waard zijn. Diezelfde vordering zonder die opslagen is dat vaak niet meer, zodra u het griffierecht ertegenover zet. Dat rekenen wij met u door voordat er kosten worden gemaakt, en niet erna.
Meer over hoe wij dat aanpakken leest u op onze pagina's over onbetaalde facturen en contracten en voorwaarden. Wilt u weten wat een procedure kost, bekijk dan de tarieven.
Veelgestelde vragen
Zijn mijn algemene voorwaarden geldig als ik er op mijn factuur naar verwijs?
Nee. Een factuur volgt op de opdracht, en tegen die tijd is de overeenkomst al gesloten. De voorwaarden moeten uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst zijn overhandigd. Een verwijzing achteraf komt te laat en maakt uw voorwaarden vernietigbaar.
Is deponeren bij de Kamer van Koophandel genoeg?
Op zichzelf niet. Deponeren helpt alleen wanneer overhandigen redelijkerwijs niet mogelijk was, bijvoorbeeld bij een overeenkomst die telefonisch tot stand komt. Kunt u een PDF meesturen met uw offerte, dan is dat de weg die de wet van u verwacht en biedt een deponering u geen bescherming.
Mijn klant heeft niets getekend. Gelden mijn voorwaarden dan?
Dat kan. Een handtekening is niet vereist; het gaat erom dat uw klant de voorwaarden heeft ontvangen en de opdracht daarna heeft aanvaard. Een e-mail waarin hij akkoord gaat op een offerte met de voorwaarden als bijlage is voldoende. Wel draagt u de bewijslast, en dan is een schriftelijk akkoord veel gemakkelijker dan een telefoongesprek.
Wat raak ik kwijt als mijn voorwaarden worden vernietigd?
De bepalingen vallen weg, de overeenkomst blijft staan. U verliest daarmee doorgaans uw contractuele rente en incassokosten, uw aansprakelijkheidsbeperking, uw eigendomsvoorbehoud, uw klacht- en vervaltermijnen en uw forumkeuze. Wat overblijft is de wettelijke regeling, en die is vrijwel altijd ongunstiger voor u.
Mijn opdrachtgever verwijst naar zijn eigen voorwaarden. Wiens voorwaarden gelden dan?
In Nederland geldt de eerste verwijzing, tenzij de ander die uitdrukkelijk van de hand wijst. Verwijst uw opdrachtgever in zijn inkoopvoorwaarden naar de zijne en zwijgt u daarover, dan gelden de zijne. Wilt u dat voorkomen, wijs de zijne dan met zoveel woorden af in uw offerte.
Laat uw voorwaarden nakijken vóórdat u ze nodig heeft
De meeste ondernemers ontdekken pas bij een geschil dat hun voorwaarden niet standhouden. Op dat moment valt er weinig meer te repareren. Wij nemen uw voorwaarden en uw offerteproces door, en zeggen u waar het misgaat — vaak zit het niet in de tekst maar in de manier waarop u ze verstuurt.
Loopt er al een geschil over een onbetaalde factuur, dan beoordelen wij eerst wat er nog te vorderen valt en of procederen rendabel is.