Gelden mijn algemene voorwaarden eigenlijk wel?
Verwijzen is niet genoeg, en een verwijzing op de factuur is te laat. Wat u kwijtraakt als uw voorwaarden sneuvelen, en hoe u het waterdicht maakt.
Lees het artikel →
Kennisbank • Onbetaalde facturen
Betalingstermijn, rente en incassokosten
Wat mag u er bovenop de hoofdsom bij optellen, en vanaf wanneer? Drie dingen bepalen dat: de termijn die geldt, het moment waarop uw klant in verzuim raakt, en wat u vooraf heeft afgesproken.
Home › Kennisbank › Termijn, rente en kosten
Veel ondernemers rekenen te weinig door en een enkeling rekent te veel. Beide kosten geld: te weinig laat u liggen wat u toekomt, en te veel geeft uw debiteur een argument om de hele factuur te betwisten.
Welke betalingstermijn geldt er?
Heeft u niets afgesproken, dan geldt dertig dagen na de dag waarop uw klant de factuur heeft ontvangen. Dat is de wettelijke standaard en die hoeft nergens te staan om te gelden.
Heeft u wel iets afgesproken, dan geldt die termijn — maar niet onbeperkt:
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Niets afgesproken | 30 dagen na ontvangst van de factuur |
| Tussen ondernemers, iets afgesproken | Wat is afgesproken, met 60 dagen als bovengrens |
| U levert aan een grote onderneming | Maximaal 30 dagen; een langere afspraak is nietig |
Die laatste regel is er speciaal voor zzp'ers en mkb'ers die aan grote afnemers leveren. Staat er in het inkoopcontract een termijn van negentig dagen, dan is dat beding ongeldig en geldt dertig dagen.
Wanneer is uw klant in verzuim?
Dit is het punt waar het vaakst wordt misgegrepen. Bij een handelsovereenkomst — dus tussen ondernemers — treedt het verzuim van rechtswege in zodra de betalingstermijn is verstreken. U hoeft daarvoor geen aanmaning te sturen.
Dat betekent dat de wettelijke handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum loopt, ook als u pas drie maanden later voor het eerst iets van u laat horen. Die rente hoeft u dus niet weg te geven omdat u even niet achter de factuur aan zat.
Bij een consument werkt het anders
Levert u aan een particulier, dan moet u eerst schriftelijk aanmanen met een termijn van veertien dagen, ingaand de dag na ontvangst van die aanmaning. Pas daarna raakt hij in verzuim en pas dan bent u incassokosten verschuldigd. Slaat u die stap over, dan is uw incassokostenvordering kansloos.
De wettelijke handelsrente
Tussen ondernemers geldt niet de gewone wettelijke rente maar de wettelijke handelsrente, en het verschil is aanzienlijk. De handelsrente is gekoppeld aan de herfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank, vermeerderd met acht procentpunten, en wordt twee keer per jaar vastgesteld: per 1 januari en per 1 juli.
Dat betekent twee dingen. U kunt het percentage niet uit uw hoofd kennen, want het verandert. En u rekent per periode: loopt uw vordering over een renteherziening heen, dan geldt voor elk deel het percentage van die periode.
Het actuele percentage staat op de website van de Rijksoverheid. Heeft u in uw algemene voorwaarden een hoger rentepercentage bedongen, bijvoorbeeld één procent per maand, dan geldt dat — mits die voorwaarden van toepassing zijn.
Incassokosten
De wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten ziet er zo uit:
| Over de vordering | Percentage |
|---|---|
| De eerste € 2.500 | 15%, met een minimum van € 40 |
| Het deel tussen € 2.500 en € 5.000 | 10% |
| Het deel tussen € 5.000 en € 10.000 | 5% |
| Het deel tussen € 10.000 en € 200.000 | 1% |
| Het deel daarboven | 0,5%, met een maximum van € 6.775 |
Tussen ondernemers is deze staffel regelend recht: u mag ervan afwijken. Veel ondernemers bedingen daarom vijftien procent over de hele hoofdsom in plaats van alleen over de eerste vijfentwintighonderd euro. Dat mag, maar alleen als het vooraf is overeengekomen.
En daar hangt alles aan uw algemene voorwaarden
Zijn uw voorwaarden niet op tijd ter hand gesteld, dan kan uw debiteur ze laten vernietigen. Dan vervallen uw hogere rente en uw afwijkende incassokostenbeding, en valt u terug op de wettelijke handelsrente en de staffel hierboven. Bij een vordering van tienduizend euro scheelt dat al snel een paar honderd euro. Lees daarom ook of uw algemene voorwaarden wel van toepassing zijn.
Let op dat incassokosten pas verschuldigd worden wanneer er daadwerkelijk buitengerechtelijke werkzaamheden zijn verricht. Eén standaardherinnering is daarvoor doorgaans te mager; er moet echt zijn gepoogd de vordering buiten rechte te innen.
Rekenvoorbeeld: een factuur van € 6.000
Zonder afwijkend beding in uw voorwaarden komt u op incassokosten van 15% over de eerste € 2.500 (€ 375), 10% over het deel tot € 5.000 (€ 250) en 5% over de laatste € 1.000 (€ 50). Samen € 675.
Had u in uw voorwaarden vijftien procent over de hele hoofdsom bedongen, dan was dat € 900 geweest. Daar bovenop komt in beide gevallen de handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum.
Wat u niet mag optellen
- Zelfbedachte administratiekosten. Een bedrag dat u op de factuur zet zonder contractuele grondslag, is niet verschuldigd
- Een boete zonder beding. Boetebedingen kunnen prima, maar dan moeten ze in uw voorwaarden staan en die moeten van toepassing zijn
- Btw over de incassokosten, als u btw kunt verrekenen. Bent u wel btw-plichtig, dan is de btw voor u geen schade en kunt u die niet doorbelasten
- Dubbele rente. Contractuele rente óf wettelijke handelsrente, niet allebei
Rekent u te veel, dan geeft u uw debiteur precies het argument dat hij zoekt: hij betwist de opslagen, de hele factuur komt ter discussie te staan, en u bent maanden verder.
Zo zet u het in de sommatie
Een sommatie die het goed doet, splitst de bedragen uit: hoofdsom, rente met de begindatum en het percentage, incassokosten met de berekening erbij. Dat oogt niet alleen professioneel — het maakt de vordering ook lastiger te betwisten, want elk bedrag is herleidbaar.
Zet er een concrete termijn bij en een aankondiging van wat er daarna gebeurt. Vaag dreigen met stappen werkt niet; een datum en een aangekondigde dagvaarding wel.
Gaat het om het minnelijke traject en heeft u nog niets ondernomen, dan hoort dat bij een geregistreerde incassodienstverlener. Waarom dat uitmaakt, leest u in incassobureau of jurist. Komt het toch tot een procedure, kijk dan bij de kosten van een dagvaarding.
Veelgestelde vragen
Welke betalingstermijn geldt als ik niets heb afgesproken?
Dan geldt dertig dagen na de dag waarop uw klant de factuur heeft ontvangen. Heeft u wel iets afgesproken, dan geldt die termijn, maar tussen ondernemers is zestig dagen in beginsel het maximum. Levert u aan een grote onderneming, dan is de termijn wettelijk begrensd op dertig dagen.
Moet ik eerst aanmanen voordat ik rente mag rekenen?
Bij een handelsovereenkomst niet. Verstrijkt de betalingstermijn, dan is uw zakelijke klant van rechtswege in verzuim en loopt de wettelijke handelsrente vanaf dat moment. Voor de incassokosten ligt het anders: die worden pas verschuldigd nadat u daadwerkelijk kosten heeft gemaakt om de vordering buiten rechte te innen.
Wat is het verschil tussen wettelijke rente en wettelijke handelsrente?
De gewone wettelijke rente geldt tussen particulieren en bij consumenten. De wettelijke handelsrente geldt tussen ondernemers onderling en bij overheidsopdrachten, en ligt aanzienlijk hoger. Bij een zakelijke factuur is bijna altijd de handelsrente van toepassing, en dat scheelt fors.
Hoeveel incassokosten mag ik zakelijk in rekening brengen?
De wettelijke staffel begint bij vijftien procent over de eerste vijfentwintighonderd euro, met een minimum van veertig euro, en loopt daarna trapsgewijs af. Tussen ondernemers mag u daarvan afwijken, maar alleen als dat vooraf is overeengekomen. Staat er niets in uw algemene voorwaarden, of zijn die niet van toepassing, dan geldt de staffel.
Mag ik zelf een boete of administratiekosten op de factuur zetten?
Alleen als dat vooraf is afgesproken en de bepaling standhoudt. Een bedrag dat u eenzijdig op de factuur vermeldt zonder contractuele grondslag, is niet verschuldigd. Zet zo'n beding dus in uw algemene voorwaarden en zorg dat u die op tijd heeft meegestuurd.
Laat uw vordering doorrekenen
Wij zetten hoofdsom, rente en incassokosten voor u op een rij, met de data en de grondslagen erbij. Blijkt dat uw voorwaarden niet standhouden, dan hoort u dat meteen — want dat verandert het bedrag aanzienlijk.